1 目的

規(guī)范ERP系統(tǒng)的使用和管理，確保系統(tǒng)正常高效運行。 

2 范圍

適用于ERP系統(tǒng)的建立、使用和維護(hù)的管理。

3 職責(zé)

3.1集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的建立、指導(dǎo)使用和ERP系統(tǒng)的維護(hù)。

3.2集團(tuán)各部門/中心/子公司負(fù)責(zé)按本文件要求規(guī)范使用ERP系統(tǒng)。

4 管理要求

4.1 ERP系統(tǒng)的建立

4.1.1全新系統(tǒng)的建立,由集團(tuán)辦公室根據(jù)使用需求，收集市場信息并擬訂方案，組織評審修訂后報集團(tuán)總裁審批。

4.1.2 ERP系統(tǒng)新增模塊和特殊定制需求由使用部門/中心/子公司或集團(tuán)辦公室提出并明確使用要求和達(dá)到效果，經(jīng)集團(tuán)辦公室進(jìn)行可行性分析調(diào)研并與ERP系統(tǒng)研發(fā)部門再次核實后，報集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后由集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后實施。 

4.1.3 ERR系統(tǒng)的實施。ERP系統(tǒng)的實施由集團(tuán)辦公室牽頭和主導(dǎo)，在結(jié)合公司實際情況基礎(chǔ)上與ERP系統(tǒng)供應(yīng)方實施工程師、相關(guān)使用部門進(jìn)行調(diào)研和溝通確認(rèn)后，制定和發(fā)布實施計劃。在項目實施過程中按計劃開通權(quán)限、組織培訓(xùn)、指導(dǎo)使用、測試系統(tǒng)以一周為周期。根據(jù)實際實施情況對實施計劃進(jìn)行調(diào)整，并定期召開項目實施情況通報會議。對本周系統(tǒng)實施情況進(jìn)行總結(jié)和對下周實施計劃進(jìn)行安排，以確保ERP系統(tǒng)實施項目按照實施計劃有效推動執(zhí)行。

4.2 ERP系統(tǒng)的安裝

4.2.1ERP系統(tǒng)服務(wù)器端由ERP系統(tǒng)供方或集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管進(jìn)行安裝。ERP系統(tǒng)客戶端由集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管進(jìn)行安裝。

4.2.2 ERP系統(tǒng)遠(yuǎn)程端口的管控。各子公司的ERP系統(tǒng)遠(yuǎn)程端口原則上只對集團(tuán)公司高管、該子公司高管和集團(tuán)辦公室主任開通。因涪陵公司、萬州公司遠(yuǎn)程使用空港公司系統(tǒng)，則開通該公司所有ERP系統(tǒng)使用人員的系統(tǒng)遠(yuǎn)程端口。其他人員因工作原因需要開通的，須OA提出申請，經(jīng)所在部門/中心/子公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)辦公室主任、集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，網(wǎng)絡(luò)主管為其開通指定系統(tǒng)的遠(yuǎn)程端口并指導(dǎo)安裝。

4.3 ERP用戶的設(shè)置

4.3.1 新實施系統(tǒng)用戶權(quán)限的設(shè)置。在新系統(tǒng)實施階段，由網(wǎng)絡(luò)主管組織各部門人員，根據(jù)本文件4.4條款規(guī)定，擬定各部門人員的ERP系統(tǒng)權(quán)限，并形成《ERP系統(tǒng)權(quán)限清單》OA發(fā)布存檔。

4.3.2涉及新增設(shè)崗位或已有崗位新增權(quán)限、新系統(tǒng)或新模塊的權(quán)限設(shè)置。由使用人在OA系統(tǒng)中提出流程申請，經(jīng)使用人的部門/子公司負(fù)責(zé)人審核后，再由集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管根據(jù)本文件4.4條款規(guī)定擬訂權(quán)限設(shè)置，報集團(tuán)辦公室主任和財務(wù)中心總監(jiān)批準(zhǔn)后進(jìn)行權(quán)限的開通。 

4.3.3已有權(quán)限設(shè)置的崗位增加用戶。由使用人所在公司的人事行政部或其直接上級在OA上提交“OA/ERP/AM用戶申請”流程申請，網(wǎng)絡(luò)主管開通后將用戶名和初始密碼錄入OA系統(tǒng)流程表單，再由申請人通知到使用人。

4.3.4 員工崗位調(diào)整或離職。由該員工所在公司的人事行政部以OA郵件形式通知網(wǎng)絡(luò)主管調(diào)整權(quán)限或注銷用戶權(quán)限。

4.4 ERP權(quán)限的管控。

4.4.1 ERP操作權(quán)限的管控。ERP操作權(quán)限分為3類��

A類、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入權(quán)限��

B類、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)復(fù)核權(quán)限��

C類、查看權(quán)限。

一般情況下，操作權(quán)限的分配適用以下原則��

a、對應(yīng)崗位工作內(nèi)容和職責(zé)開通相應(yīng)的ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊��

b、各部門操作人員配置A類權(quán)限。集團(tuán)部門/中心負(fù)責(zé)人、子公司部門經(jīng)理、子公司分管領(lǐng)導(dǎo)配置B類權(quán)限。集團(tuán)和子公司高管配置C類權(quán)限。對于不適宜于以上要求的特殊情況，由使用人提出，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)主管確認(rèn)后，報使用人所在部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)辦公室主任批準(zhǔn)后，由網(wǎng)絡(luò)主管進(jìn)行使用人權(quán)限的調(diào)整。

4.4.2 ERP系統(tǒng)價格的管控。ERP系統(tǒng)中的銷售價格�г瓌t上只對集團(tuán)總裁、財務(wù)中心總監(jiān)、子公司總經(jīng)理、子公司分管營銷副總經(jīng)理、營銷部、財務(wù)部經(jīng)理和會計開通。ERP系統(tǒng)中的采購價格�г瓌t上只對集團(tuán)總裁、財務(wù)中心總監(jiān)、物資采購部、子公司總經(jīng)理、子公司分管采購副總經(jīng)理、采購部、財務(wù)部經(jīng)理和會計開通。除集團(tuán)總裁、財務(wù)中心總監(jiān)、子公司總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、會計外，其他人員不得同時開通銷售價格和采購價格的查看權(quán)限。非以上所列人員需查詢銷售價格或采購價格的，由申請人在OA系統(tǒng)提出申請，經(jīng)所在部門/中心/子公司負(fù)責(zé)人、集團(tuán)辦公室主任、集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，由網(wǎng)絡(luò)主管開通。

4.4.3 ERP系統(tǒng)客戶過濾的管控。子公司單獨使用一套ERP系統(tǒng)系統(tǒng)的，對業(yè)務(wù)員進(jìn)行客戶過濾，即各業(yè)務(wù)人員只可查看本人客戶。2個或以上子公司共用一套ERP系統(tǒng)的，在對業(yè)務(wù)員進(jìn)行客戶過濾設(shè)置后，還要對各子公司人員進(jìn)行客戶過濾，即本子公司人員只可查看和操作本子公司客戶。

4.5 ERP系統(tǒng)的使用

4.5.1 ERP系統(tǒng)使用培訓(xùn)。新系統(tǒng)建立和新增模塊時，由集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管組織對使用人進(jìn)行ERP系統(tǒng)的使用培訓(xùn)。新員工入職后ERP系統(tǒng)的操作使用由使用人所在部門進(jìn)行培訓(xùn)。  

4.5.2新用戶賬號開通后��使用人要及時登陸更改初始密碼。用戶名和密碼是進(jìn)入ERP系統(tǒng)的唯一憑證使用人不得將其泄露給任何人，特殊情況直接領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管除外，不得隨意記錄在筆記本上和普通紙張上以防其他人員偷窺。

4.5.3 ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，不能隨意增加、刪除和修改。做以上操作時，必須有憑證依據(jù)。ERP系統(tǒng)使用人在每天下班前要核查原始數(shù)據(jù)錄入有無錯誤，有錯誤的要及時更正。如因使用人在未核查原始數(shù)據(jù)情況下錄入錯誤導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確且超過時間節(jié)點已不能對該記錄進(jìn)行修改的，需通過OA系統(tǒng)提出“ERP/OA數(shù)據(jù)調(diào)整”流程，經(jīng)過該部門/子公司負(fù)責(zé)人、子公司財務(wù)經(jīng)理和集團(tuán)辦公室主任審批后，由網(wǎng)絡(luò)主管更改。

4.5.4 ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的清除。任何人不得隨意清除ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，如確有需要必須清除的��需通過OA系統(tǒng)提出“請示與批復(fù)”流程�дf明清除數(shù)據(jù)緣由，并經(jīng)提出人所在部門經(jīng)理、子公司分管領(lǐng)導(dǎo)、子公司總經(jīng)理審核，再經(jīng)過集團(tuán)辦公室確認(rèn)對系統(tǒng)不會有其他影響，最后由子公司財務(wù)經(jīng)理及財務(wù)中心總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行清除。未經(jīng)申請擅自清除ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的，視其情節(jié)嚴(yán)重與否及造成后果，對該責(zé)任人采取扣當(dāng)月績效30%、60%或全部績效，情節(jié)特別嚴(yán)重直接扣除當(dāng)月全部績效并賠償相應(yīng)損失，惡意行為除上述最高考核外應(yīng)追究責(zé)任人法律責(zé)任。

4.5.5使用人員應(yīng)主動熟悉ERP系統(tǒng)的操作，對于誤操作或信息泄露造成嚴(yán)重后果的，對責(zé)任人處罰不限于降職、降薪、除名、賠償損失等措施。情節(jié)特別嚴(yán)重追究責(zé)任人法律責(zé)任。 

4.6 ERP系統(tǒng)的維護(hù)。集團(tuán)各部門/中心/子公司要及時總結(jié)ERP系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題，對于不能解決的問題，須及時上報集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管。網(wǎng)絡(luò)主管在第一時間內(nèi)響應(yīng)并處理ERP問題，對于不能處理或關(guān)于程序、數(shù)據(jù)庫核心的問題，須馬上與系統(tǒng)廠家聯(lián)系，并做好記錄，督促廠家解決。 

4.7 ERP系統(tǒng)的開發(fā)。集團(tuán)各部門/中心/子公司在ERP使用中，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的ERP模塊或報表不能滿足生產(chǎn)和管理的需要，要求增加或修改模塊、報表的，應(yīng)向集團(tuán)辦公室反映，由集團(tuán)辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行該項目的可行性調(diào)研，確定該項目切實可行的，聯(lián)系系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行開發(fā)和實現(xiàn)功能。 

4.8 ERP系統(tǒng)的升級。集團(tuán)辦公室網(wǎng)絡(luò)主管要隨時關(guān)注ERP系統(tǒng)的更新，確定升級的時機(jī)，并布置測試要求。在測試完成后，網(wǎng)絡(luò)主管確定升級計劃，并提前通知各使用部門作好安排。升級后使用人員要及時使用驗證，發(fā)現(xiàn)問題后需及時通知網(wǎng)絡(luò)主管進(jìn)行解決。 

4.9 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份。ERP系統(tǒng)服務(wù)器上要保存不低于28天的數(shù)據(jù)庫備份，以備系統(tǒng)問題的追溯和解決。

5 相關(guān)/支持性文件

6 記錄

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文