文件控制程序

1. 目的和適用范圍

對文件的編制、審批、發(fā)放、使用、更改和換版進行控制，以確保質(zhì)量管理體系運行的各個場所使用文件是的有效版本。

　　適用于本公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

2. 職責

2.1 本程序由綜合部歸口管理。

2.2 總經(jīng)理批準頒布實施《質(zhì)量手冊》。

2.3 管理者代表/質(zhì)量負責人負責審批《質(zhì)量手冊》。

2.4 管理者代表負責組織質(zhì)量手冊的編制.

2.5 綜合部負責組織管理文件的編制和體系文件的發(fā)放和管理。

2.6 技術(shù)部負責技術(shù)文件的編制、發(fā)放和管理。

2.7 各職能部門負責本部門分管范圍內(nèi)工作文件的編制、審核、更改和控制。

3. 工作程序

3.1 文件分類

公司的文件按其對象和性質(zhì)分為：

行政文件、質(zhì)量管理體系文件兩大類。

3.1.1 行政文件有:命令、議案、方案、決定、指示、

函、通告、通知、通報、報告、計劃、總結(jié)、

請示、批復(fù)、會議紀要等。

3.1.2 質(zhì)量管理體系由：

質(zhì)量手冊（程序文件) 、工作文件、記錄表格三部分組成。

其中：工作文件包含適用的外來文件、技術(shù)文件、管理文件。

3.2  文件的編制和審批

3.2.1 文件編號原則

a) 行政文件根據(jù)文件的具體內(nèi)容，編制發(fā)文的，用以下方式編號：

          

b)  質(zhì)量手冊用以下方式編號：

         

                                     

                                

c) 工作文件用以下方式編號：

  d) 技術(shù)文件用以下方式編號：

e) 記錄表用以下方式編號：

口  R D 口口

 

f) 適用的外來文件只登記不編號。

3.2.2 文件擬稿和審批程序      

a) 以公司名義發(fā)布的行政文件，由各主辦部門擬稿、核稿，或相關(guān)部門核稿，交綜合部填寫“文件呈報審批表”送有關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)簽意見，總經(jīng)理簽發(fā)批準后由綜合部統(tǒng)一編制發(fā)文或在公司公共網(wǎng)上發(fā)布。

b) 凡需要公司領(lǐng)導(dǎo)層審批的對內(nèi)、對外的各類請示、申請、報告，必須由擬文部

門送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交審批稿向綜合部備案。

c) 質(zhì)量手冊的編制，由管理者代表組織擬稿，交由綜合部進行編號,填寫“文件呈報表審批表” 并送管理者代表/質(zhì)量負責人審核，總經(jīng)理簽批頒布實施后，綜合部統(tǒng)一編制發(fā)文或在公司公共網(wǎng)上發(fā)布。

d) 管理文件的編制，由各主辦部門擬稿、核稿或相關(guān)部門核稿，到綜合部取文件編號后，各主辦部門填寫“文件呈報表審批表”按流程辦理審核，總經(jīng)理簽發(fā)批準后，綜合部統(tǒng)一編制發(fā)文，并在公司公共網(wǎng)上發(fā)布。

e) 技術(shù)文件的編制，由主管技術(shù)人員擬稿，技術(shù)部或質(zhì)量部負責人審核，技術(shù)部對文件進行編號后交總經(jīng)理簽發(fā)批準，技術(shù)部統(tǒng)一編制發(fā)文。

f) 記錄表格的編制，由使用部門根據(jù)需要自行制定，部門負責人審批后交綜合部編號，各自保存在計算機內(nèi)按需打印。

3.2.3 文件和資料管理流程一覽表

種  類	編 制	審 核	批 準	歸口管理部門	使用部門	發(fā)放
質(zhì)量手冊	管理者 代表	管理者代表 質(zhì)量負責人	總經(jīng)理	綜合部	公司領(lǐng)導(dǎo) 各部門	綜合部

工作文件	管理文件	各部門	各部門 負責人	總經(jīng)理	綜合部	有關(guān)部門	綜合部
	技術(shù)文件	技術(shù)部	技術(shù)部 負責人	總經(jīng)理	技術(shù)部	有關(guān)部門	技術(shù)部
	外來文件	――	綜合部 技術(shù)部		綜合部 技術(shù)部	有關(guān)部門	綜合部 技術(shù)部
記錄表格		各部門	部門負責人	部門負責人	綜合部	有關(guān)部門	各部門

3.2.4 文件審批采用“行政文件呈報表”，列明文件名稱、編號、審核、批準人員的簽字和日期，原版文件交綜合部和技術(shù)部存檔。

3.3 文件的控制和發(fā)放

3.3.1 本公司的文件分為“受控”和“非受控”版本。

a) 《質(zhì)量手冊》和工作文件中的管理文件均為受控文件，加蓋“受控正本”印章（紅色)和“受控副本”印章（藍色)，提供給第三方認證機構(gòu)的文件也屬受控文件。

b) 提供給顧客參閱的文件為非受控文件，文件發(fā)生更改時不需通知收文單位，不加蓋任何標識。

3.3.2 工作文件中的技術(shù)文件的受控狀態(tài)標識按《產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件、工藝文件管理辦法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.3.3 文件和資料的發(fā)放，按文件和資料管理流程表進行。

3.3.4 文件歸口管理部門確定文件的發(fā)放范圍，發(fā)放時填寫“文件發(fā)放登記表”，并做好簽收。同一部門使用一份以上的同一工作文件應(yīng)在部門后加尾注，按“－１”、“－２”等作區(qū)分，以便追溯。

3.3.5 因工作需要增加使用文件份數(shù)或文件丟失時，使用部門應(yīng)向文件歸口管理部門提出申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或管理者代表審批同意后由發(fā)放部門增發(fā)，并給予新的分發(fā)號。

3.3.6 復(fù)印有效文件需重新加蓋受控狀態(tài)標識，才能作為有效文件，由綜合部執(zhí)行。

3.4 文件的使用

3.4.1 綜合部編制《質(zhì)量管理體系文件總覽表》內(nèi)容包括文件名稱、編號、修改狀態(tài)，歸口部門等。當文件發(fā)生修改時，及時在總覽表中作出記錄。

3.4.2 各部門均應(yīng)指定專人負責文件的管理工作，并編制本部門使用文件的清單。

3.4.3 各部門使用文件時必須認明受控狀態(tài)，使用有效版本的文件，不使用逾期文件。

3.4.4 使用人員妥善保管好文件、資料，不得隨意外借他人或復(fù)印。文件破損嚴重，影響使用時，應(yīng)到文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，以舊換新，新文件的受控編號與原文件相同。發(fā)放部門應(yīng)及時將收回的破損文件銷毀。

3.4.5 文件借閱應(yīng)到發(fā)放部門填寫“文件借閱登記表”，指定歸還日期。原版文件一律不外借。

3.4.6 存入軟盤的文件，為防止丟失，應(yīng)有備份，并設(shè)置修改權(quán)限密碼加以控制，存放在綜合部。

3.5 文件的評審和更改

3.5.1 質(zhì)量手冊中的條款內(nèi)容，以及程序文件的修改由管理者代表組織相關(guān)人員進行評審，以確定文件的適用性。

3.5.2 技術(shù)文件的更改，由技術(shù)部組織相關(guān)人員進行評審，并按照《產(chǎn)品圖紙、技術(shù)

文件、工藝文件管理辦法》、《施工設(shè)計管理辦法》作為評審依據(jù)，以確定文件適用性。3.5.3 工作文件的修改由綜合部組織各部門對使用的文件進行評審，以確定文件的適用性。

3.5.4 文件需更改時，經(jīng)辦人填寫“文件更改通知單”，按3.2.3條款規(guī)定進行審批，

注明更改標記和更改生效日期。

3.6 文件的換版與作廢

3.6.1 文件經(jīng)多次更改，修改次數(shù)達到９次或文件需進行大幅度改動時應(yīng)進行換版。手冊換版由總經(jīng)理批準，工作文件換版總經(jīng)理批準,經(jīng)批準后，原版文件作廢，換發(fā)新版本。

3.6.2 作廢文件由原文件發(fā)放部門全部收回，加蓋“作廢”印章，由綜合部統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件，加蓋“保留資料”印章方可留用，管理文件存放綜合部，技術(shù)文件存放技術(shù)部。

3.7 外來文件的管理

3.7.1 各種外來文件如顧客提供的圖樣、資料、本公司購買的法規(guī)標準資料等由技術(shù)部/綜合部進行確認，以確保其適用性，而且應(yīng)做好登記和管理，根據(jù)需要發(fā)放使用。

3.7.2 每年進行內(nèi)部審核時應(yīng)檢查所使用的國家標準、行業(yè)標準等外來文件是否有效版本，及時更換過期文件。

4.相關(guān)文件和記錄

4.1 圖樣、技術(shù)文件、工藝文件管理辦法

4.2 文件發(fā)放登記表

4.3 文件更改通知單

4.4 行政文件呈報表

4.5 質(zhì)量管理體系文件總覽表

4.6 文件借閱登記表

4.7 產(chǎn)品執(zhí)行標準一覽表

4.8 施工設(shè)計管理辦法

 

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